Počátkem letošního roku vstoupila v účinnost rozsáhlá novela zákona č. 90/2012 Sb., o obchodních společnostech (ZOK). Novela si klade za cíl především pomoci právnickým osobám s velkou administrativní zátěží, která momentálně na obchodní korporace, především ty malé, dopadá.
Důležitou informací je, že obchodní korporace a družstva budou muset ujednání zakladatelských právních jednání a společenských smluv uvést do souladu s povinnými ustanoveními zákona do jednoho roku od účinnosti novely, tj. do 1. 1. 2022.
Do 6 měsíců od účinnosti novely zákona (nestanoví-li zákon u určitých listin nebo skutečnosti jinak) musí rovněž provést zápis skutečnosti, která se dosud nezapisovala, a založit nové listiny do sbírky listin u příslušného rejstříkového soudu.
Pokud tak obchodní korporace nebo družstvo neučiní ani po dodatečně stanovené přiměřené lhůtě, může být na základě návrhu rejstříkového soudu nebo osoby, která osvědčí právní zájem, soudem zrušena a zlikvidována.
V následujících odstavcích se podíváme na některé ze změn, které nám novela přinese:
Splácení základního kapitálu u tzv. nízkokapitálových společností (§ 23 ZOK)
Vítanou změnou je rozhodně doplnění ustanovení § 23 ZOK. Současné znění zákona o obchodních korporacích stanoví, že společník kapitálové společnosti (tedy společnosti s ručením omezeným a akciové společnosti) musí splatit peněžitý vklad na zvláštní účet u banky nebo spořitelního či úvěrového družstva zřízeného správcem vkladu.
Tento účet musí být zřízen vždy, tedy i v případě, kdy je zakládána tzv. „nízkokapitálová“ společnost., tedy jakékoliv s.r.o. s vkladem ve výši 1 Kč.
Novela ZOK stanoví výjimku v případě vkladu do základního kapitálu obchodní korporace do výše 20 000 Kč. Vklad do této výše je možné splatit i jiným způsobem, např. přímo do rukou správce vkladu, případně postačí jeho složení u notáře, který o tom vystaví potvrzení. Odpadne tak povinnost zakládat u banky zvláštní účet.
Zákaz bezúplatného plnění společníkům (§ 40 ZOK)
Novela zákona o obchodních korporacích v § 40 odst. 5 z. o. k. zavádí novou regulaci zakazující obchodním korporacím poskytovat bezúplatné plnění svým společníkům (členům) a osobám jim blízkým.
Zákaz je konkretizací zákonného zákazu vrácení vkladu (§16 odst. 1 ZOK) a jeho cílem je zabránit obcházení pravidel pro rozdělení a výplatu podílu na zisku nebo na jiných vlastních zdrojích.
Zákazu podléhají všechny obchodní korporace a směřuje nejen vůči společníkům, ale i vůči osobám společníkům blízkým (posuzováno dle § 22 OZ), zahrnuje jakékoliv plnění peněžité i nepeněžité (bezúplatný převod majetku, přenechání věci či práva k užívání, poskytování služeb nebo provádění jiné činnosti) a nelze ho poskytnout ani se souhlasem nejvyššího orgánu, ledaže je splněna některá z následujících podmínek :
Jedná-li se o:
- obvyklé příležitostné dary - upomínkové a propagační předměty, účast na akcích pořádaných pro klienty korporací jako jsou divadelní představení a koncerty, pozornosti ku příležitosti narozenin a pod.
- věnování učiněné v přiměřené výši na veřejně prospěšný účel - třeba pokud společník organizuje sbírku, jejíž výtěžek má být použit na veřejné prospěšný účel. Důležité bude zkoumat, zda je dar poskytnut v přiměřené výši
- plnění, kterým by bylo vyhověno mravnímu závazku nebo ohledům slušnosti - v této souvislosti si můžeme představit nevratnou finanční výpomoc nebo jinou pomoc společníkovi nebo osobám jemu blízkým, kteří se nacházejí ve složité životní situaci např. v důsledku nemoci, zdravotního postižení, jsou obětí násilného trestného činu apod.
- nebo Výhodu poskytovanou obchodní korporaci podle zákona.
Důsledkem porušení tohoto zákazu bude nepochybně povinnost k náhradě škody. Příjemce takového plnění získává bezdůvodné obohacení a na straně obchodní korporace vzniká právo na jeho vydání za podmínek § 2992 OZ.
Povinnost právnické osoby jmenované členem statutárního orgánu zmocnit fyzickou osobou k jejímu zastupování (§ 46 ZOK)
Dosavadní úprava umožňuje, aby do voleného orgánu obchodní společnosti či družstva byla zvolena právnická osoba. Děje se tak poměrně často, především u větších společností. Nikde ale není zakotvena povinnost stanovit, kdo za právnickou osobu dále jedná.
Zpravidla by tedy měl za právnickou osobu, která je členem voleného orgánu prvotní právnické osoby, jednat její jednatel, stává se však, že i dalším jednatelem v oné společnosti je právnická osoba. V praxi tak může snadno vzniknout situace, kdy se vytvoří řetězec právnických osob, a lze jen velmi těžko posoudit, kdo za tyto právnické osoby reálně jedná.
Novela ZOK proto zakládá povinnost právnické osoby, která je členem voleného orgánu korporace, aby bez zbytečného odkladu (maximálně ve lhůtě 3 měsíců) zmocnila fyzickou osobu splňující požadavky a předpoklady (bezúhonnost podle zákona o živnostenském podnikání a nesmí u ní existovat překážka provozování živnosti) pro výkon této funkce k jejímu zastupování a o této skutečnosti provedla zápis do obchodního rejstříku V případě nesplnění této povinnosti funkce právnické osoby ve voleném orgánu bez dalšího zanikne.
Povinné schválení Smlouvy o výkonu funkce nejvyšším orgánem společnosti (§59 ZOK)
Další změnu pak doznala Smlouva o výkonu funkce dle ustanovení §59 ZOK. Pokud nebude Smlouva o výkonu funkce schválena, nenabude vůbec účinnosti.
Pokud bude Smlouva, a v ní obsažené ujednání o odměně člena statutárního orgánu schválena nejvyšším orgánem společnosti (tedy valnou hromadou), nabude účinnosti zpětně ke dni uzavření dané smlouvy nebo ke dni vzniku funkce člena voleného orgánu, případně ke dni, který valná hromada stanoví.
V případě rozporu mezi smlouvou o výkonu funkce a společenskou smlouvou se použijí ujednání společenské smlouvy.
Zpráva o vztazích obchodní korporace (§ 82 ZOK)
Novela zákona o obchodních korporacích výslovně řeší nutnost zveřejnit utajené informace. Zpráva o vztazích mezi ovládající osobou a osobou ovládanou a mezi ovládanou osobou a osobami ovládanými stejnou ovládající osobou již nadále nebude muset obsahovat informace, které jsou podle jiných právních předpisů považovány za utajené.
Pokud budou tyto informace ze zprávy o vztazích vypuštěny, je třeba tuto informaci ve zprávě uvést, a to včetně důvodu neuvedení utajených informací. Informace podléhající obchodnímu tajemství je možné uvádět v zobecněné formě.
Novela dále stanovuje, že zpráva o vztazích je vždy předmětem přezkumu ze strany auditora, pokud této kontrole podléhá také výroční zpráva. Auditor pak bude posuzovat, zda zpráva není v rozporu s ostatními zjištěnými informacemi či zda není zkreslená.
Jednodušší výmaz údajů ze stanov či společenské smlouvy (§ 146 ZOK)
Novela zjednodušuje vypuštění určitých údajů ze stanov či společenské smlouvy obchodní korporace, pokud jsou potřebné pouze při založení společnosti.
Příkladem může být např. volba prvních statutárních orgánů, ocenění nepeněžitého vkladu, vkladová povinnost zakladatelů, určení správce vkladu.
Doposud se na tento výmaz údajů hledělo jako na změnu stanov či společenské smlouvy, a by bylo možné tyto dokumenty změnit, byl nutný souhlas valné hromady či souhlas všech společníků. Šlo tedy o další administrativní a finanční zátěž.
Novela zákona o obchodních korporacích výslovně stanoví, že vypuštění některých údajů, které při založení společenská smlouva obchodní korporace obsahuje (údaje dle § 146 odst. 2 zákona o obchodních korporacích) není změnou společenské smlouvy. Dále zákon stanoví, že toto „vypuštění“ může právnická osoba svěřit do působnosti statutárního orgánu. Tato změna tedy bude značně jednodušší, rychlejší a levnější.
Informaci určenou pouze pro společníky lze adresovat fakticky neveřejně (§ 4O7 ZOK)
Za výhodnou považujeme novelu ustanovení § 407 ZOK, podle kterého postačí rozesílat pozvánky na valnou hromadu společníkům či akcionářům či jiné informace prostřednictvím soukromé části webové stránky obchodní společnosti přístupné výhradně společníkům nebo akcionářům na základě přihlašovacích údajů, a nemusí tak již zveřejněny přímo na hlavní stránce korporace. To zajistí určitou diskrétnost, která je v rámci obchodních vztahů velmi žádaná.
Změna v úpravě monistického modelu akciové společnosti ( § 456 a násl. ZOK)
Úprava monistického modelu řízení akciové společnosti prošla radikální změnou. V současné monistické struktuře v ČR musí být obligatorně zřízena správní rada jako správní orgán (určuje základní zaměření obchodního vedení společnosti a dohlíží na jeho řádný výkon) a statutární ředitel jako orgán statutární a výkonný (má na starosti věci obchodního vedení).
Novelou dojde k zásadní změně ve vztahu ke správní radě zrušením orgánu statutárního ředitele a tím k přiblížení pojetí monistické struktury dle zahraničních právních řádů. Správní rada bude vedle valné hromady nadále jediným dalším obligatorně zřizovaným orgánem. Bude vykonávat činnost kontrolní i činnost spadající pod obchodní vedení.
Pro výkon působnosti správní rady bude platit, že se řídí zásadami a pokyny schválenými valnou hromadou, ohledně pokynů stran obchodního vedení budou platit dosavadní pravidla, tedy že člen správní rady bude moci požádat nejvyšší orgán obchodní korporace o udělení pokynu týkajícího se obchodního vedení. To ho však nebude zbavovat povinnosti jednat s péčí řádného hospodáře.
V návaznosti na to pak doznaly změnu mnohá ustanovení, jenž stanovují pravomoci a povinnosti členů představenstva, u kterých přibyl dovětek v podobě „správní rady“. Správní rada akciové společnosti by měla mít podle novely obligatorně tři členy, neurčí-li stanovy jiný počet. Z toho vyplývá, že zákon umožňuje jednočlennou správní radu i akciovým společnostem vyšším počtem akcionářů.
Stejnou úpravou pak prošel i zákon o Evropské společnosti č. 627/2004 Sb., kdy byl novelou zrušen orgán statutárního ředitele a nahrazen správní radou.
Volba členů dozorčí rady zaměstnanci (§ 448 ZOK)
Novela stanoví, že u akciových společností s dualistickým modelem řízení, jež mají více než 500 zaměstnanců, bude 1/3 členů dozorčí rady volena jejími zaměstnanci v pracovním poměru.
Právo volit a odvolávat přitom mají mít pouze zaměstnanci v pracovním poměru, nikoliv zaměstnanci, jež jsou u dané společnosti zaměstnáni na základě dohody o provedení práce či dohody o pracovní činnosti.
Samotný průběh volby pak bude probíhat na základě volebního řádu, který bude upravovat podrobnosti postupu při volbě a odvolání členů dozorčí rady volených zaměstnanci.
Vyhotovení tohoto volebního řádu je v kompetenci představenstva akciové společnosti, přičemž představenstvo musí projednat znění volebního řádu před jeho schválením s odborovou organizací, pokud je zřízena, případně s radou zaměstnanců.
Volba či odvolání člena dozorčí rady bude probíhat na základě návrhu na zvolení nebo odvolání, který může podat buď představenstvo společnosti, odborová organizace, rada zaměstnanců či společně nejméně 10 % zaměstnanců. Členem dozorčí rady voleným zaměstnanci pak může být pouze zaměstnanec.
Rozhodování per rollam s menším množstvím notářských zápisů (§ 175, 419, 654 ZOK)
Per rollam rozhodování, tj. rozhodování mimo valnou hromadu, je v současné pandemické době často používanou metodou. Zákon dosud vyžadoval, aby při hlasování per rollam o věci, o které by jinak bylo třeba vyhotovovat veřejnou listinu, tj. notářský zápis, byla vyjádření hlasujících opatřena podpisy s úředním ověřením.
Vzhledem k tomu, že tento postup není v souladu s evropskými předpisy, dochází ke změně v tom smyslu, že povinnost formy veřejné listiny zůstane pouze u návrhu rozhodnutí.
Společníkům pak stačí zaslat neověřenou kopii veřejné listiny o návrhu rozhodnutí. Podpis na vyjádření jednotlivých společníků musí být nadále úředně ověřen!
V praxi tedy bude přijetí takového rozhodnutí vyžadovat dvoufázový postup, kdy v první fázi bude vyhotoven notářský zápis o návrhu rozhodnutí per rollam, jehož kopie bude rozeslána hlasujícím, a ti se k navrženému rozhodnutí vyjádří s ověřenými podpisy.
V druhé fázi pak předloží osoba, která návrh společníkům rozeslala, notáři listiny potřebné k ověření přijetí rozhodnutí v dalším notářském zápisu.
Nutnost uchovávání zápisů z valné hromady (§ 158 OZ)
Novela ZOK vložila do občanského zákoníku nový § 158a, který stanovuje povinnost po celou dobu existence obchodní korporace uchovávat zápisy z jednání nevyššího orgánu (tj. valné hromady) i s přílohami. Tyto dokumenty pak uchovává i nástupce této osoby. Pokud dojde ke zrušení společnosti s likvidací, budou dokumenty likvidátorem archivovány na dobu 10 let po zániku právnické osoby.
Možné rušení „mrtvé“ obchodní korporace (§ 105a zákona o veřejných rejstřících právnických a fyzických osob a o evidenci svěřeneckých fondů)
Novela ZOK cílí i na snížení počtu neaktivních obchodních společností, které existují jen formálně. Pokud taková obchodní korporace nepředloží účetní závěrku za dvě po sobě následující období (tato povinnost je stanovena zákonem o účetnictví a rejstříkovým zákonem) a to ani po výzvě soudu a po uplynutí dodatečné lhůty, a zároveň bude nekontaktní, přistoupí soud k zahájení řízení o zrušení obchodní společnosti bez likvidace.
Pokud bude v jednoleté lhůtě kýmkoliv prokázáno, že majetek korporace je vyšší než náklady likvidace, dojde ke zrušení s likvidací.
Závěr
Novela dopadne prakticky na všechny právní formy korporací a družstev. Dojde ke nížení administrativní zátěže a zároveň i k rušení neaktivních společností.
Důležité je, že obchodní společnosti nesmí zapomenout upravit svá zakladatelská právní jednání a společenské smlouvy do souladu s novelizovaným zněním zákona.
